Job Description

Coordinator – Alumni Data & Network Management

Department: Careers and Corporate Relations

Reports to: Director Careers and Corporate Relations

Position Summary

The rapid expansion of the IUM Alumni network, combined with the school's strategic ambition to deepen alumni engagement, has led to the creation of the role of Coordinator – Alumni Data and Network Management within the Careers and Corporate Relations Department.

This position plays a foundational role in IUM's three-year Alumni Relations strategy. The Coordinator will be responsible for building and maintaining the data infrastructure and digital tools that enable meaningful, targeted, and lasting connections between IUM and its growing global alumni community.

Working in collaboration with the Manager of Alumni Relations, the Coordinator will ensure that the alumni database, CRM systems, and digital platform are not only operationally excellent but strategically aligned with IUM's engagement objectives.

Key Responsibilities

1. Alumni Database Management and Quality

• Own and continuously improve the alumni database, ensuring data is accurate, complete, up-to-date, and compliant with applicable data protection regulations (GDPR and relevant frameworks)
• Design and implement scalable processes for data collection, verification, and enrichment across all alumni touchpoints
• Manage and administer placement surveys, tracking career trajectories and gathering insight into alumni profiles, interests, and motivations
• Develop new functionalities and automated tools to enhance data quality and reduce manual input
• Serve as the primary point of contact for alumni during the graduation ceremony and onboarding process onto the alumni platform

2. CRM Strategy and Implementation

• Lead the selection, implementation, and ongoing optimization of a CRM system suited to alumni relations, in alignment with Omnes Group digital solutions and standards
• Define and maintain segmented alumni target groups based on graduation year, geography, industry, level of engagement, and other relevant criteria
• Design targeted communication strategies — including tailored messages, offers, and outreach campaigns — adapted to each alumni segment and delivered through the most appropriate channels
• Develop specific engagement approaches for priority alumni categories (e.g. recent graduates, senior professionals, potential donors or mentors, international alumni)

3. Alumni Platform Development and Engagement

• Manage the day-to-day administration and content of the IUM Alumni Platform, ensuring it remains a relevant, active, and valued resource for the community
• Conduct benchmarking of best practices from peer institutions and competitor alumni networks to identify opportunities for improvement
• Design and administer platform surveys by target group to gather actionable feedback and inform the evolution of alumni content and services
• In collaboration with the Manager of Alumni Relations, contribute to the conception and deployment of new platform features, events, and community-building initiatives

Required Skills and Profile

Data & Digital

• Initial experience with CRM tools, database management and database updates
• Strong command of data analysis tools (Excel, Google Sheets; Power BI or equivalent is a plus)
• Familiarity with data protection regulations, particularly GDPR
• Experience with alumni platforms or membership management systems is an advantage

Communication & Marketing

• Ability to write clear, engaging, and audience-appropriate content in English (French and/or other languages a plus)
• Understanding of digital marketing principles: segmentation, targeting, email campaigns, engagement metrics
• Experience with email marketing tools (Mailchimp, Brevo, or equivalent)

Project Management

• Organized, rigorous, and able to manage multiple projects simultaneously
• Proactive and solution-oriented, with a continuous improvement mindset
• Ability to work both independently and collaboratively within a team

Interpersonal & Institutional

• Strong interpersonal skills and a genuine interest in building community
• Comfortable engaging with a diverse, international alumni population
• Understanding of — or interest in — the higher education environment and the luxury/yachting industry context of IUM

Description du poste

Coordinateur(trice) – Gestion des données et du réseau des alumni

Département : Carrières et Relations Entreprises
Rattachement hiérarchique : Directeur(trice) Carrières et Relations Entreprises

Résumé du poste

L’expansion rapide du réseau des alumni de l’IUM, combinée à l’ambition stratégique de l’école de renforcer l’engagement de ses anciens étudiants, a conduit à la création du poste de Coordinateur(trice) – Gestion des données et du réseau des alumni au sein du département Carrières et Relations Entreprises.

Ce poste joue un rôle fondamental dans la stratégie Alumni de l’IUM sur trois ans. Le/la coordinateur(trice) sera chargé(e) de concevoir, développer et maintenir l’infrastructure de données ainsi que les outils numériques permettant de créer des liens pertinents, ciblés et durables entre l’IUM et sa communauté internationale grandissante d’anciens étudiants.

En collaboration étroite avec le/la Responsable des Relations Alumni, le/la coordinateur(trice) veillera à ce que la base de données des alumni, les systèmes CRM et la plateforme numérique soient non seulement performants sur le plan opérationnel, mais également alignés sur les objectifs stratégiques d’engagement de l’IUM.

Principales responsabilités

1. Gestion et qualité de la base de données des alumni

• Assurer la gestion et l’amélioration continue de la base de données des alumni, en garantissant l’exactitude, l’exhaustivité, la mise à jour régulière et la conformité aux réglementations applicables en matière de protection des données (RGPD et autres cadres réglementaires pertinents).
• Concevoir et mettre en œuvre des processus évolutifs de collecte, de vérification et d’enrichissement des données à travers l’ensemble des points de contact avec les alumni.
• Gérer et administrer les enquêtes de suivi d’insertion professionnelle, afin de suivre les parcours de carrière et de recueillir des informations sur les profils, centres d’intérêt et motivations des alumni.
• Développer de nouvelles fonctionnalités et des outils automatisés visant à améliorer la qualité des données et à réduire les saisies manuelles.
• Être l’interlocuteur(trice) principal(e) des étudiants diplômés lors de la cérémonie de remise des diplômes et pendant leur intégration à la plateforme alumni.

2. Stratégie CRM et mise en œuvre

• Piloter la sélection, le déploiement et l’optimisation continue d’un système CRM adapté à la gestion des relations alumni, en cohérence avec les solutions et standards numériques du groupe Omnes.
• Définir et maintenir des segments cibles d’alumni selon différents critères : année de promotion, localisation géographique, secteur d’activité, niveau d’engagement et autres critères pertinents.
• Concevoir des stratégies de communication ciblées — incluant messages personnalisés, offres spécifiques et campagnes de sensibilisation — adaptées à chaque segment et diffusées via les canaux les plus appropriés.
• Développer des approches d’engagement spécifiques pour les catégories prioritaires d’alumni (jeunes diplômés, cadres expérimentés, potentiels donateurs ou mentors, alumni internationaux, etc.).

3. Développement de la plateforme alumni et engagement de la communauté

• Assurer l’administration quotidienne et la gestion des contenus de la plateforme Alumni de l’IUM, afin qu’elle demeure une ressource pertinente, dynamique et utile pour la communauté.
• Réaliser une veille comparative (benchmark) des meilleures pratiques mises en œuvre par des établissements comparables et des réseaux alumni concurrents, afin d’identifier des opportunités d’amélioration.
• Concevoir et administrer des enquêtes auprès des différents groupes cibles d’alumni afin de recueillir des retours exploitables et d’orienter l’évolution des contenus et services proposés.
• En collaboration avec le/la Responsable des Relations Alumni, contribuer à la conception et au déploiement de nouvelles fonctionnalités, d’événements et d’initiatives visant à renforcer la communauté.

Compétences et profil recherchés

Données et outils numériques

• Première expérience avec les outils CRM, la gestion et la mise à jour de bases de données.
• Maîtrise des outils d’analyse de données (Excel, Google Sheets ; Power BI ou équivalent constitue un atout).
• Bonne connaissance des réglementations relatives à la protection des données, notamment le RGPD.
• Une expérience des plateformes alumni ou des systèmes de gestion des adhérents constitue un avantage.

Communication et marketing

• Capacité à rédiger des contenus clairs, engageants et adaptés aux différents publics en anglais (la maîtrise du français et/ou d’autres langues constitue un atout).
• Bonne compréhension des principes du marketing digital : segmentation, ciblage, campagnes e-mailing et indicateurs d’engagement.
• Expérience avec des outils d’email marketing (Mailchimp, Brevo ou équivalent).

Gestion de projet

• Sens de l’organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs projets simultanément.
• Esprit d’initiative et orientation solutions, avec une volonté constante d’amélioration continue.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement au sein d’une équipe.

Qualités relationnelles et institutionnelles

• Excellentes compétences relationnelles et réel intérêt pour l’animation et le développement de communautés.
• Aisance dans les échanges avec une population d’alumni internationale et diversifiée.
• Bonne compréhension de l’environnement de l’enseignement supérieur ou intérêt marqué pour celui-ci, ainsi que pour les secteurs du luxe et du yachting, qui constituent l’écosystème de l’IUM.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: From 2,400.00€ per month

Work Location: In person